General Conditions of Purchase

Fastems Oy Ab – General Conditions of Purchase

1. Application, binding agreement and invoicing

These General Conditions of Purchase shall be applied on all purchases of Fastems Oy Ab (“the Purchaser”) by which the Products are purchased or offered by supplier (“the Supplier”) unless otherwise separately agreed. A binding agreement is established when 1) the Purchaser sends the Supplier an order according to Supplier’s offer; 2) the Supplier confirms the Purchaser’s order; or 3) it is under prevailing circumstances evident that the Supplier has accepted the order. The Supplier shall provide Fastems with a written confirmation of order within three (3) working days from acceptance thereof, or in the event of event of immediate delivery, immediately. Fastems has the right to cancel the order until reception of order confirmation. The above mentioned shall also apply to any change made to any order. In the event the there are any controversies in the contractual documents, the order of application is as follows: 1) main contract/order documents; 2) appendices of main contract/order documents in numerical order; 3) General Conditions of Purchase.  The Supplier shall deliver invoices in electronic form. All invoices shall state at least the Supplier’s basic information, the Purchaser’s order or reference number and the name and contact details of the contact person. Payments shall be made within sixty (60) days from the date of completion of the delivery or the date of the Supplier’s invoice, whichever is the latest. The Purchaser has the right to set off possible counterclaims from the Supplier.

2. Contents of the delivery, time of delivery and quality

The delivery of the Products shall include all necessary technical and other documentation relating to the Products, such as operating and maintenance manuals, training manuals, drawings, technical data sheets, product safety instructions, certificates of conformity and any other supporting documentation. If the delivery includes software, source codes and object codes must be included in the delivery.  Any technical documentation shall be delivered to the Purchaser without any additional costs to the Purchaser. The technical documentation delivered by the Supplier to the Purchaser shall be the property of the Purchaser and the Purchaser shall be free to transfer such material to any third parties. Unless otherwise specified in the Purchase Order, the language of the documentation shall be English or Finnish. The Supplier confirms that the delivery shall not infringe any patent, copyright, trademark or other proprietary right of a third party.

If the Supplier cannot meet the delivery time or it is apparent that the Supplier shall be in delay and this delay is not due to Force Majeure or due to a reason solely attributable to the Purchaser, the Supplier shall on its own expense start all necessary corrective measures (including but not limited to over work, shift work, subcontracting) in order to minimize the effect of such delay. The Supplier must also notify the Purchaser of the reason for the delay, actions taken, as well as the new estimated delivery time of the Products. The Supplier’s notification shall not discharge it from the payment of liquidated damages for delay or other consequences of the delay. Should the delivery of the Products or part thereof be delayed for any other reason than Force Majeure or a reason solely attributable to the Purchaser, the Supplier shall be liable to pay liquidated damages for delay at two and half (2,5) percent of the total value of the Agreement (without value added tax) for each commencing week of delay, however, not exceeding ten (10) percent of the total value of the Purchase Order. The Purchaser reserves the right to refuse partial or early deliveries of the Products. In the event the delivery or part of it is delayed more than four (4) weeks, the Purchaser has the right to cancel the order.

The Supplier warrants and shall be liable to ensure that the Products conform to the general quality requirements of the branch of industry other requirements agreed and that the delivery has been free from defects. The Supplier is liable to compensate any and all damages in the delivery.  The warranty period shall be twenty four (24) months from the acceptance of the delivery. The Purchaser shall notify the Supplier without delay of any defects detected in the Products. The Supplier shall, upon request of the Purchaser, repair or replace any defective Product without any additional expenses to the Purchaser and within the reasonable time period specified by the Purchaser. The repair or replacement of the defective Product shall be carried out with all the necessary professional skill and expertise. The Supplier shall bear all the expenses relating to the repair or replacement of the defective Product, including but not limited to any manufacturing, transportation, dismantling and installation costs as well as any costs incurred by the Purchaser or its subcontractor. The Supplier is also liable to compensate the costs arising out of notification of the defect, at least EUR 50 per notification. If the Supplier fails to fulfill its obligation to repair or replace the defective Product without undue delay, the Supplier may repair or replace the Product on the Supplier’s expense.

If the delivery consists of several identical Products and at least five (5) percent of the delivery is found defective, the Purchaser may cancel the entire order and on the Supplier’s expense return Products delivered, or, alternatively claim reduction of the purchase price. If the amount of defective Products is less than five (5) percent, the Purchaser may claim reduction of the purchase price.

Neither Party shall be liable for any failure to perform any of its obligations under the Agreement if the failure is due to a Force Majeure. Force majeure impediment is taken to mean unforeseen events, which occur after the binding agreement and which are beyond the reasonable control of the parties and prevents the party from fulfilling its obligations, without the party being able to prevent with reasonable efforts. In order to effectively invoke Force Majeure a Party shall notify the other Party without delay in writing of the beginning of any impediment constituting Force Majeure and its cause as well as of the cessation thereof. All time limits of the agreement shall be extended accordingly.

3. Liability of risk

The Supplier shall bear the liability of risk until Products are delivered to the Purchaser as agreed. If not otherwise agreed, the Supplier shall bear all insurance liabilities until the liability of risk is passed to the Purchaser.

4. Liability of the Supplier

The Supplier’s liability, in addition to the above mentioned, is defined by the Finnish Commercial Code (Kauppalaki) and Product Liability Act (Tuotevastuulaki) in force at the time in question. The Supplier warrants that it has and it maintains product liability insurance to extent necessary in order to cover possible product liabilities. The Supplier furthermore warrants that it in its business operation at all times conforms with environmental and employment regulations, generally accepted business practices and ethical principles thereto.

5. Governing law, disputes and confidentiality

This Agreement or any other purchase contract between the parties shall be governed by and construed in accordance with the laws of Finland, without reference to its conflict of laws principles.

Any dispute, controversy or claim arising out of or relating to this Agreement or any sales contract between the parties, or the breach, termination or validity thereof shall be finally settled by arbitration in accordance with the Arbitration Rules of the Central Chamber of Commerce of Finland. The arbitral tribunal shall consist of a sole arbitrator. If the parties fail to agree on the appointment of the arbitrator within thirty (30) days after the receipt by either party of a written request for arbitration, the arbitrator shall be appointed by the Arbitration Institute of the Central Chamber of Commerce of Finland. The arbitration shall be held in Tampere and the arbitration proceedings shall be conducted in the Finnish language.

Neither party is entitled to disclose or misuse any classified information received during cooperation between the parties. In addition, the parties are not, without prior written consent of the other party, entitled to disclose any information regarding the possible arbitration proceedings if not required by law or other order of authorities.

Fastems Oy Ab – Hankinnan yleiset sopimusehdot

1. Sopimusehtojen soveltaminen, sopimuksen syntyminen ja laskutus

Näitä yleisiä sopimusehtoja sovelletaan kaikkiin Fastems Oy Ab:n (jäljempänä ”Ostaja”) hankintoihin, joilla Ostaja ostaa tuotteita toimittajalta (jäljempänä ”Toimittaja”), ellei erikseen ole kirjallisesti muuta sovittu.  Sopimus syntyy, kun Ostaja antaa Toimittajalle tarjouksenmukaisen tilauksen tai kun Ostaja antaa Toimittajalle tilauksen, jonka Toimittaja vahvistaa tai olosuhteista voidaan muutoin olettaa Toimittajan hyväksyneen tilauksen. Toimittaja lähettää Ostajalle kirjallisen tilausvahvistuksen kolmen (3) työpäivän kuluessa tilauksen vastaanottamisesta tai toimitusajasta johtuen välittömästi.  Ostajalla on oikeus peruuttaa tilaus, mikäli Toimittaja ei ole ehtinyt vahvistaa tilausta. Toimittajan tulee myös vahvistaa Ostajan tilaukselle mahdollisesti tehtävät muutokset. Mikäli sopimusasiakirjat sisältävät ristiriitaisia mää­räyk­siä sovelletaan ensin pääsopimuksen tai tilausasiakirjan sopi­musehtoja, sen mainittujen asiakirjojen lii­teasiakirjoja niiden numero­järjestykses­sä ja sen jälkeen yleisiä sopimusehtoja. Ostajan on maksettava tilatut tuotteet Toimittajan lähettämiä sähköisesti toimitettuja laskuja vastaan. Kaikissa laskuissa on oltava vähintään Toimittajan perustiedot, Ostajan tilaus tai viitenumero sekä yhteyshenkilön nimi ja yhteystiedot. Maksut on suoritettava kuudenkymmenen (60) päivän kuluessa toimituksen loppuunsaattamisesta tai Toimittajan laskun päiväyksestä sen mukaan, kumpi on myöhäisempi. Ostajalla on oikeus kuitata Toimittajan laskusta kaikki mahdolliset Ostajan vastasaatavat.

2. Toimituksen sisältö, toimitusaika ja laatu

Toimittajan toimituksen tulee sisältää kaiken tarvittavan teknisen ja muun tuotteita koskevan dokumentaation, kuten käyttöohjeet, toiminta- ja ylläpitokäsikirjat, koulutuskäsikirjat, piirustukset, tekniset tietoarkit, tuoteturvallisuusohjeet, laatimustenmukaisuustodistukset ja muun tukevan dokumentaation. Ohjelmiston toimitus sisältää kaikki sitä koskevat lähdekoodit ja objektikoodit. Kaikki tekninen dokumentaatiodokumentaatio toimitetaan Ostajalle ilman Ostajalle aiheutuvia lisäkustannuksia. Toimittajan Ostajalle sopimuksen nojalla toimittama tekninen dokumentaatio, oli se missä muodossa tahansa, on Ostajan omaisuutta, ja Ostaja saa vapaasti siirtää tämän aineiston kolmannelle osapuolelle. Dokumentaation kieli on suomi tai englanti. Toimittaja vastaa siitä, että toimitettujen tuotteiden käyttäminen tai edelleen luovuttaminen ei loukkaa kolmannen osapuolen patentti-, tavaramerkki-, malli- tai muuta teollisoikeutta.

Jos toimitus viivästyy tai todennäköisesti viivästyy muusta syystä kuin ylivoimaisesta esteestä tai yksinomaan Ostajan syyksi luettavasta seikasta johtuen, Toimittajan on omalla kustannuksellaan ryhdyttävä kaikkiin kohtuullisiin toimenpiteisiin täyttääkseen sopimuksessa sovitut toimitusajat mukaan lukien muun muassa ylityö, vuorotyö ja alihankinta. Jos Toimittaja Tuotteiden toimituksen aikana havaitsee tai sen pitäisi havaita, että se ei kykene toimittamaan tuotteita sovitun toimitusaikataulun mukaisesti, Toimittajan on viipymättä ilmoitettava Ostajalle toimituksen todennäköisestä viivästymisestä viivästyksen syystä riippumatta. Ilmoituksessaan Toimittajan on ilmoitettava viivästyksen syy samoin kuin toimituksen uusi arvioitu toimitusaika. Toimittajan ilmoitus ei vapauta sitä viivästyssakon maksamisesta tai muista viivästyksen seuraamuksista. Jos toimitus viivästyy muusta syystä kuin ylivoimaisesta esteestä tai yksinomaan Ostajan syyksi luettavasta seikasta johtuen, Toimittajan on maksettava viivästyssakkona kaksi ja puoli (2,5) prosenttia toimituksen kokonaisarvosta (ilman arvonlisäveroa) kultakin alkavalta viivästysviikolta, kuitenkin enintään kymmenen (10) prosenttia toimituksen kokonaisarvosta. Ostajalla ei ole velvollisuutta ottaa vastaan osatoimitusta. Mikäli sovittu toimitus tai osatoimitus viivästyy yli neljä (4) viikkoa, on Ostajalla oikeus peruuttaa tilaus kokonaisuudessaan.

Toimittaja takaa ja on velvollinen huolehtimaan siitä, että toimitus pakkauksineen vastaa teollisuuden alan yleisiä laatuvaatimuksia ja erikseen sovittuja vaatimuksia. Toimittaja takaa ja on velvollinen tarvittaessa osoittamaan, että toimitus on ollut virheetön. Toimittaja vastaa kaikista toimituksessa olevista virheistä. Toimitettavien tuotteiden takuuaika on kaksikymmentäneljä (24) kuukautta tuotteiden vastaanottopäivästä lukien. Ostajan on ilmoitettava Toimittajalle viipymättä kaikista toimituksessa havaitsemistaan virheistä. Toimittajan on Ostajan pyynnöstä korjattava tai vaihdettava kaikki virheelliset tuotteet ilman Ostajalle aiheutuvia lisäkustannuksia ja Ostajan määräämän kohtuullisen määräajan kuluessa. Puutteellisen toimituksen korjaus tai vaihtaminen on suoritettava käyttäen kaikkea tarpeellista ammatillista taitoa ja asiantuntemusta. Toimittaja vastaa kaikista Ostajalle tai sen alihankkijalle aiheutuneista virheellisen tuotteen korjaamiseen tai vaihtamiseen liittyneistä kustannuksista mukaan lukien valmistus-, kuljetus-, purku-, asennus-, varastointi-, jäte- ja reklamaatiokustannuksista. Ostajalla on reklamaatiotapauksessa aina oikeus vaatia Ostajalta reklamaatiokustannuksina vähintään 50 euroa.  Jos Toimittaja ei korjaa virhettä viipymättä ja Ostajan määräämän kohtuullisen ajan kuluessa, Ostajalla on oikeus Toimittajan kustannuksella korjata tai vaihtaa tuote taikka korjauttaa tai vaihdattaa se kolmannella osapuolella.

Jos toimituksen kohteena on tuote-erä samanlajisia tuotteita ja Ostaja havaitsee yli 5 % tuotteista virheen, on Ostajalla oikeus purkaa koko tilaussopimus ja palauttaa Toimittajan kustannuksella koko tuote-erä Toimittajalle tai vaihtoehtoisesti vaatia Toimittajalta kauppahinnan alennusta. Mikäli alle 5 %:ssa mainituissa tuotteissa on virhe, on Ostajalla oikeus vaatia kauppahinnan alennusta.

Kumpikaan sopijapuoli ei ole vastuussa sopimukseen perustuvien velvollisuuksiensa täyttämättä jättämisestä, jos sen syynä on ylivoimainen este (Force Majeure). Ylivoimaisella esteellä tarkoitetaan estettä, joka ilmenee sopimuksen solmimisen jälkeen, on sopimusta rikkovan sopijapuolen kontrollipiirin ulkopuolella ja sellainen, jota kyseisen sopijapuolen ei voida kohtuudella edellyttää ottaneen huomioon. Jotta sopijapuoli voi tehokkaasti vedota ylivoimaiseen esteeseen, sen on ilmoitettava viipymättä kirjallisesti toiselle sopijapuolelle ylivoimaisen esteen muodostavan tapahtuman alkamisesta samoin kuin sen päättymisestä. Kaikkia sopimuksessa määrättyjä toimitusaikoja sopijapuolen velvoitteiden täyttämiseksi pidennetään ylivoimaisen esteen muodostaman esteen kestoajalla.

3. Vaaranvastuun siirtyminen

Vaaranvastuu siirtyy Ostajalle, kun tilauksen mukainen toimitus on toimitettu sopimuksen mukaisesti Ostajalle. Ellei vakuutusvastuuta ole toimitusehdoissa määritelty, Toimittaja vastaa toimituksen vakuuttamisesta ja vakuutuskustannuksista siihen saakka, kun tuote on luovutettu toimitusehdon mukaisesti Ostajan käytettäväksi. Sen jälkeen mahdollisesta vakuuttamisesta ja siihen liittyvistä kustannuksista vastaa Ostaja.

4. Toimittajan vastuu

Sen lisäksi, mitä edellä on sovittu, Toimittajan vastuu toimituksen oikeudellisesta, laatu- ja viivästysvirheestä määräytyy Suomessa kulloinkin voimassa olevan irtaimen kauppalain säännösten mukaisesti. Toimittajan tuotevastuu määräytyy tuotevastuulainsäädännön mukaisesti. Toimittaja vakuuttaa, että sillä on voimassa liiketoimintansa laajuuteen nähden riittävä tuotevastuuvakuutus.  Toimittaja vastaa myös siitä, että se toiminnassaan noudattaa kulloinkin voimassa olevaa ympäristö- ja työsuhdelainsäädäntöä ja niihin liittyviä hyviä liiketapoja sekä eettisiä periaatteita.

5. Riitaisuudet ja salassapito

Kaikki sopimuksesta aiheutuvat riitaisuudet ratkaistaan lopullisesti yksijäsenisessä välimiesmenettelyssä Suomen Keskuskauppakamarin välityslautakunnan sääntöjen mukaisesti. Välimiehen nimittää Suomen Keskuskauppakamarin välimieslautakunta. Välimiesmenettely pidetään Tampereella ja toimitetaan suomen kielellä. Sopijapuolten on pidettävä luottamuksellisena ja oltava ilmaisematta tai luovuttamatta kolmansille ilman toisen osapuolen nimenomaista ja etukäteen antamaa kirjallista suostumusta tietoa välimiesmenettelystä, välitystuomiosta tai mitään toisen sopijapuolen välimiesmenettelyssä esittämää tai paljastamaa luottamuksellista tietoa tai materiaalia. Edellä mainitusta poiketen, tämä lauseke ei rajoita tietojen luovuttamista kolmannelle, mikäli se perustuu lakiin tai viranomaisen päätökseen.

Edellä mainittu salassapitovelvollisuus koskee myös kaikkia sopimussuhteessa sopijapuolten tietoon tulleita toisen sopijapuolen liikesalaisuuksia ja sopimusehtoja.

Fastems Group – Supplier Code of Conduct

At Fastems, we believe in building long-lasting partnerships with our trusted suppliers. Such relationships are established based on sound business reasons. In order to grant them a sustainable foundation we have introduced The Code of Conduct. The code stems from the Fastems company culture which is also applicable in network relationships. We as Fastems commit to living up to the same ethical standards as we expect from our partners.